Tiếp nhận, chuyển giao hồ sơ viên chức không bảo đảm theo quy định

Chánh Thanh tra Sở Nội vụ Đồng Tháp đã ban hành Văn bản số 231/TB-TTr ngày 29/11/2023 thông báo kết luận thanh tra việc thực hiện quy định pháp luật công tác văn thư, lưu trữ và quản lý hồ sơ công chức, viên chức tại UBND huyện Lấp Vò, giai đoạn 2021 - 2022.

Kết quả thanh tra cho thấy, các cơ quan và UBND xã, thị trấn trên địa bàn huyện bố trí người làm công tác văn thư, lưu trữ cơ bản đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ, phù hợp với điều kiện thực tế.

UBND huyện Lấp Vò, các cơ quan và UBND xã cơ bản thực hiện xây dựng, ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ; ban hành danh mục hồ sơ, tài liệu lưu trữ cơ quan và kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ hằng năm để chỉ đạo và hướng dẫn thực hiện các quy định pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ.

Trong giai đoạn thanh tra, UBND huyện Lấp Vò chưa kịp thời tuyển dụng 3 viên chức của bộ phận lưu trữ do đã chuyển công tác khác. Việc bố trí người làm công tác văn thư, lưu trữ chủ yếu kiêm nhiệm nên chưa bảo đảm trình độ chuyên môn, điều kiện tiêu chuẩn theo quy định.

UBND huyện không ban hành hướng dẫn việc lập danh mục hồ sơ, thực hiện lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Một số nội dung của quy chế văn thư, lưu trữ chưa bảo đảm theo quy định.

Thực hiện việc kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ lồng ghép vào kiểm tra cải cách hành chính nên việc nhận xét, đánh giá còn chưa cụ thể. Từ đó dẫn đến những hạn chế, khuyết điểm về công tác văn thư, lưu trữ chưa được khắc phục triệt để.

UBND huyện và các xã thực hiện tốt việc ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư. Tuy nhiên, quy trình xử lý một số văn bản đi trên Idesk thực hiện không đúng quy định; một số công chức chuyên môn không thực hiện xử lý văn bản đi trên Idesk.

Thông báo số 231/TB-TTr của Thanh tra Sở Nội vụ Đồng Tháp. Ảnh: CN

Giai đoạn thanh tra, UBND xã chưa thực hiện chi phụ cấp độc hại do chưa tổ chức được đầy đủ các nhiệm vụ lưu trữ theo quy định tại cấp xã.

Các cơ quan và UBND xã thực hiện soạn thảo, ban hành một số văn bản đi vẫn còn tình trạng không đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; một số bản gốc văn bản đi chưa được đóng dấu để lưu; thành phần hồ sơ công việc là bản nháp, không phải là bản chính theo quy định.

Trong quản lý hồ sơ công chức, viên chức, đoàn thanh tra phát hiện một số hồ sơ không đủ thành phần; một số thành phần trong hồ sơ được lưu trữ không phải là bản chính; hồ sơ viên chức chưa cập nhật lại theo quy định.

Việc bảo quản hồ sơ công chức, viên chức không bảo đảm các chế độ và điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị; thực hiện tiếp nhận, chuyển giao một số hồ sơ viên chức không bảo đảm theo quy định…

Từ kết quả thanh tra, Chánh Thanh tra Sở Nội vụ kiến nghị Chủ tịch UBND huyện Lấp Vò thực hiện việc quản lý, bảo quản, bảo mật; tiếp nhận, chuyển giao, nghiên cứu, sử dụng, khai thác; chế độ báo cáo thống kê và quản lý hồ sơ công chức, viên chức theo quy định.

Kiểm điểm, rút kinh nghiệm đối với các cơ quan, tổ chức, cá nhân để xảy ra hạn chế, thiếu sót trong việc thực hiện quy định pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ.

Chánh Thanh tra Sở Nội vụ kiến nghị Giám đốc Sở tăng cường kiểm tra việc triển khai thực hiện các quy định pháp luật về văn thư, lưu trữ theo chức năng, nhiệm vụ và thẩm quyền; đánh giá, báo cáo thực trạng tài liệu tồn đọng, tích đống tại các địa phương. Từ đó tham mưu UBND tỉnh chỉ đạo giải pháp khắc phục, chấn chỉnh.